Политика обработки персональных данных

Сервис «Протолика» соблюдает требования Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных» и иных нормативных актов Российской Федерации в области защиты ПДн. Этот документ объясняет, какие данные мы собираем, для чего используем и как защищаем.

1. Сведения об операторе

Оператором персональных данных является Общество с ограниченной ответственностью «Городские системы хранения» (далее — Оператор, Компания).

Уведомление об обработке персональных данных направлено в Федеральную службу по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) в порядке ст. 22 152-ФЗ и внесено в реестр операторов (рег. № 77-26-551731 от 12.05.2026).

2. Цели обработки персональных данных

Оператор обрабатывает персональные данные исключительно для следующих целей:

• предоставление доступа к программному обеспечению «Протолика» (далее — Сервис) — облачному сервису ИИ-протоколирования профессиональных разговоров (медицинская документация, протоколы переговоров и меморандумы для юридической практики, записи о сессиях для психологической практики, протоколы иных профессиональных встреч);
• предоставление физическим лицам сервиса автоматической подготовки черновиков типовых документов по устному или письменному рассказу пользователя (вертикаль «Протолика.Docs»);
• заключение, исполнение и расторжение договора с пользователем Сервиса (специалистом или организацией, в том числе врачом или медицинской организацией, юристом, адвокатом или юридической фирмой, психологом или психологической организацией, а в вертикали «Протолика.Docs» — физическим лицом);
• идентификация пользователя и авторизация в Сервисе;
• осуществление расчётов, выставление счетов, направление кассовых чеков и иных учётных документов;
• оказание технической поддержки, ответы на обращения пользователей;
• обработка обращений, поступающих через формы обратной связи на сайтах protolika.ru, med.protolika.ru, pravo.protolika.ru и psy.protolika.ru: ответ на обращение, консультация, организация демонстрации Сервиса;
• информирование пользователя о работе Сервиса, изменениях тарифов, технических работах;
• исполнение требований законодательства Российской Федерации (бухгалтерский учёт, налоговая отчётность).

Маркетинговые рассылки направляются только при отдельном согласии пользователя, которое можно отозвать в любой момент по ссылке в письме.

3. Категории субъектов и обрабатываемых ПДн

3.1. Пользователь Сервиса (специалист или представитель организации, в том числе врач или представитель медицинской организации, юрист, адвокат или представитель юридической фирмы, психолог)

При регистрации, использовании и оплате Сервиса обрабатываются:

• фамилия, имя, отчество (при добровольном указании);
• адрес электронной почты;
• номер телефона;
• специальность (профессия) пользователя;
• наименование организации пользователя (при необходимости);
• сведения о подписке: тариф, дата начала и окончания периода, статус оплаты;
• cookie-файлы, IP-адрес, технические данные браузера и устройства;
• журналы действий в Сервисе (логи входа, генерация документов, ошибки);
• эталон голоса пользователя (при добровольной записи — см. ниже).

3.2. Участники записываемых разговоров (пациенты пользователей-врачей, доверители и иные участники переговоров пользователей-юристов, клиенты пользователей-психологов)

В ходе использования Сервиса пользователь может загружать аудиозаписи профессиональных разговоров (например, приёма врача, переговоров с доверителем или психологической сессии) и редактировать сгенерированные на их основе итоговые документы (медицинские карты, протоколы переговоров, меморандумы, записи о сессиях). В медицинской вертикали эти данные могут содержать сведения, относящиеся к специальной категории персональных данных участников разговора (пациентов) в соответствии со статьёй 10 152-ФЗ. В юридической вертикали могут обрабатываться сведения, составляющие адвокатскую тайну (ст. 8 Федерального закона № 63-ФЗ «Об адвокатской деятельности и адвокатуре в Российской Федерации») или иную конфиденциальную информацию доверителя. В контуре психологической практики систематически обрабатываются сведения о состоянии здоровья и психическом состоянии клиентов — специальная категория персональных данных (ст. 10 152-ФЗ), для обработки которой пользователь-психолог (оператор) обязан получить письменное согласие клиента (ч. 4 ст. 9 152-ФЗ).

3.3. Лица, направившие обращение через форму обратной связи на сайте

При отправке обращения через форму обратной связи на сайтах protolika.ru, med.protolika.ru, pravo.protolika.ru и psy.protolika.ru обрабатываются:

• имя;
• контактные данные — адрес электронной почты и (или) номер телефона;
• текст сообщения;
• IP-адрес, дата и время обращения.

Указанные данные используются исключительно для целей обработки обращения (ответ, консультация, организация демонстрации Сервиса) и не передаются третьим лицам, за исключением случаев, предусмотренных разделом 7 настоящей Политики.

3.4. Пользователи сервиса «Протолика.Docs»

В вертикали «Протолика.Docs» (docs.protolika.ru, app.docs.protolika.ru) пользователь — физическое лицо, выступающее субъектом персональных данных самостоятельно. Обрабатываются: адрес электронной почты, имя, идентификаторы учётных записей мессенджеров при входе через них (идентификатор пользователя Telegram/MAX, имя пользователя, фотография профиля), содержимое рассказов и черновиков документов (в том числе ФИО, адреса, паспортные данные и иные сведения, указываемые пользователем для составления документа), технические данные. Аудиозапись диктовки удаляется сразу после распознавания. Специальные категории ПДн (ст. 10 152-ФЗ) и биометрические данные (ст. 11 152-ФЗ) не запрашиваются; пользователь обязуется не включать их в рассказ и документы. Правовое основание обработки — согласие пользователя (п. 1 ч. 1 ст. 6 152-ФЗ) и исполнение договора (п. 5 ч. 1 ст. 6 152-ФЗ).

4. Правовые основания обработки

Оператор обрабатывает персональные данные на следующих основаниях:

• статья 6, часть 1, пункт 1 152-ФЗ — согласие субъекта на обработку, выраженное при регистрации и принятии Публичной оферты, а также при отправке обращения через форму обратной связи;
• статья 6, часть 1, пункт 5 152-ФЗ — обработка необходима для исполнения договора, стороной которого является субъект;
• статья 6, часть 1, пункт 2 152-ФЗ — обработка необходима для достижения целей, предусмотренных международным договором или законом РФ (бухгалтерский учёт, налоговая отчётность);
• статья 6, часть 1, пункт 7 152-ФЗ — обработка необходима для осуществления прав и законных интересов оператора или третьих лиц (данные третьих лиц, указываемые пользователями вертикали «Протолика.Docs» в черновиках документов, — см. раздел 3.4).

5. Перечень действий с персональными данными

Оператор осуществляет следующие действия с ПДн: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение.

6. Способы обработки

Обработка осуществляется автоматизированным способом — на серверах, расположенных на территории Российской Федерации, а также неавтоматизированным способом при работе с обращениями пользователей.

Закрытый контур. Обработка аудиозаписей и содержания итоговых документов выполняется в инфраструктуре под управлением Оператора на территории РФ, без передачи данных внешним поставщикам моделей распознавания или генерации и без трансграничной передачи. Физическое размещение серверов обеспечивает АО «Селектел» (аренда инфраструктуры в сертифицированном ЦОД, г. Москва) как инфраструктурный субпроцессор, не имеющий логического доступа к расшифрованному содержимому.

Трансграничная передача персональных данных не осуществляется.

7. Передача третьим лицам

Оператор не передаёт персональные данные третьим лицам, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации, и следующих обоснованных ситуаций:

• ООО НКО «ЮMoney» (YooKassa) — передаются данные, минимально необходимые для проведения платежа: имя, email, сумма, идентификатор заказа. Не передаются: содержимое итоговых документов (медицинских карт, протоколов переговоров, меморандумов), аудиозаписи, специальные категории ПДн;
• АО «Селектел» — оператор центра обработки данных, обеспечивающий размещение серверов и хранение информации на инфраструктуре в РФ (инфраструктурный субпроцессор); не имеет логического доступа к расшифрованному содержимому итоговых документов и транскриптов (шифрование AES-256-GCM, ключ хранится отдельно от базы данных);
• ООО «Бегет» (smtp.beget.com) — провайдер SMTP-сервиса для отправки транзакционных писем (приветственные сообщения, подтверждение email, уведомления о подписке и оплате, пересылка обращений из формы обратной связи). Передаются: адрес электронной почты получателя, тема и текст письма. Вложения с медицинскими или иными профессиональными данными не передаются; содержимое итоговых документов (медицинских карт, протоколов переговоров), аудиозаписей и специальных категорий ПДн через SMTP не отправляется. Серверы Бегета расположены в Российской Федерации;
• государственные органы — при наличии законного основания (запрос, судебное решение).

8. Сроки хранения

• учётные данные пользователя — в течение срока действия подписки и до момента удаления аккаунта пользователем;
• после удаления аккаунта пользователем — учётная запись и связанные итоговые документы (медицинские карты, протоколы переговоров, меморандумы) уничтожаются немедленно (без grace-периода) на стороне основной БД; восстановлению не подлежат. Сведения, необходимые для бухгалтерского и налогового учёта, сохраняются в сроки, установленные законодательством РФ;
• аудиозаписи разговоров (приёмов, переговоров, сессий) — обрабатываются кратковременно и удаляются сразу после получения транскрипта (в долгосрочной базе данных как аудиофайл не сохраняются);
• эталон голоса пользователя (эмбеддинг) — до удаления пользователем или удаления аккаунта;
• сгенерированные итоговые документы (медицинские карты, протоколы переговоров, меморандумы) — до удаления пользователем или удаления аккаунта;
• рассказы и черновики документов пользователей «Протолика.Docs» — до удаления пользователем или удаления учётной записи (немедленное уничтожение, без grace-периода);
• обращения из формы обратной связи — в течение срока, необходимого для обработки обращения и последующего взаимодействия;
• сведения, необходимые для бухгалтерского и налогового учёта, — в сроки, установленные законодательством РФ (как правило, 5 лет).

Транскрипт и итоговый документ. Полный текст транскрипта разговора хранится в зашифрованном виде (AES-256-GCM) для функционала поиска по записям в интерфейсе Сервиса. Содержимое полей итогового документа (медицинской карты, протокола переговоров), заметки пользователя и сегменты диаризации также хранятся в зашифрованном виде (AES-256-GCM); действует минимизация идентифицирующих данных участников разговора (пациента, доверителя).

9. Меры безопасности

Оператор применяет правовые, организационные и технические меры, необходимые и достаточные для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения:

• шифрование передачи данных по протоколу TLS 1.3;
• шифрование содержимого полей итоговых документов (медицинской карты, протокола переговоров), заметок пользователя, сегментов диаризации и полного текста транскрипта в БД алгоритмом AES-256-GCM (authenticated encryption); ключ шифрования хранится отдельно от базы данных в защищённой среде сервера;
• хранение данных на физически защищённой инфраструктуре ЦОД АО «Селектел» (Москва);
• хранение паролей пользователей в виде криптографических хешей (bcrypt);
• ограничение и регламентация доступа сотрудников к ПДн;
• журналирование действий с ПДн (внутренний аудит);
• контроль уязвимостей и оперативное обновление программного обеспечения;
• определение и реализация мер безопасности в соответствии со ст. 19 152-ФЗ, Постановлением Правительства РФ от 01.11.2012 № 1119 и приказом ФСТЭК России от 18.02.2013 № 21 применительно к установленному уровню защищённости информационных систем персональных данных; оценка эффективности реализованных мер проводится в порядке, определяемом Оператором (п. 6 приказа ФСТЭК России № 21).

10. Права субъекта персональных данных

В соответствии со статьёй 14 152-ФЗ субъект вправе:

• получать сведения, касающиеся обработки его персональных данных;
• требовать уточнения, блокирования или уничтожения своих ПДн в случае их неполноты, неточности или незаконного использования;
• отозвать согласие на обработку персональных данных;
• обжаловать действия Оператора в уполномоченный орган по защите прав субъектов ПДн (Роскомнадзор) или в судебном порядке.

11. Порядок направления и обработки запросов

Запрос направляется в письменной форме на адрес электронной почты support@protolika.ru или по почтовому адресу Оператора, указанному выше. Запрос должен содержать:

• фамилию, имя, отчество субъекта или его представителя;
• сведения, подтверждающие участие субъекта в отношениях с Оператором (логин, email, иные идентификаторы);
• подпись субъекта или его представителя.

Оператор отвечает на запрос в срок не более 10 рабочих дней с момента получения. Срок может быть продлён, но не более чем на 5 рабочих дней, при условии направления уведомления субъекту с указанием причин продления.

12. Контактная информация

По вопросам, связанным с обработкой персональных данных, обращайтесь:

Настоящая Политика может изменяться. Актуальная редакция всегда размещена по адресу protolika.ru/legal/privacy.html. О существенных изменениях Оператор уведомляет пользователей по электронной почте не позднее чем за 14 календарных дней до вступления изменений в силу.